23 Okt Wertschätzung ist ein Verb: Wie Klarheit in der Beziehung Führung wirksam macht
Ein Beitrag von Sara López García, HR Compleo, www.hrcompleo.ch
Es ist eine bekannte Situation in der HR-Welt: Eine Führungskraft ruft bei der HR-Abteilung an und möchte einen Mitarbeiter „sofort“ entlassen, da dessen Leistung oder Verhalten in den letzten Monaten oder Jahren kontinuierlich nachgelassen habe. Für die HR-Abteilung kommt dies oft überraschend, denn in der Personalakte finden sich keinerlei Hinweise auf Fehlverhalten oder Leistungsdefizite des Mitarbeiters.
Aus Sicht der Führungskraft mag die HR-Abteilung hier dann als „Spielverderber“ erscheinen, denn in solchen Fällen spielt die HR-Abteilung den Ball zurück an die Führungskraft. Denn bevor eine so drastische Massnahme ergriffen werden kann, muss ein fairer, klarer und strukturierter Prozess vorausgehen. Ein offenes Gespräch mit dem Mitarbeiter ist unerlässlich, um das Fehlverhalten konkret zu benennen, klare Erwartungen zu formulieren und Transparenz über die Konsequenzen zu schaffen, falls die Ziele nicht erreicht werden. Dem Mitarbeiter soll eine echte Chance zur Verbesserung eingeräumt werden. Im besten Fall kann hier eine drohende Kündigung abgewendet werden. Klarheit ist fair – und genau hier kommen Aktennotizen ins Spiel.
Aktennotizen ohne Scheu: Klare Kommunikation statt Unsicherheit
Viele Führungskräfte scheuen sich, Aktennotizen zu erstellen, weil sie befürchten, den Mitarbeitenden „vor den Kopf zu stossen“ oder die Beziehung zu belasten. Bei kleineren Verfehlungen wie einem verpassten Termin, unangemessenem Verhalten oder einer wiederholt verpassten Deadline erscheint es ihnen oft unnötig oder gar „kleinlich“, solche Vorfälle zu dokumentieren. Doch diese Haltung verkennt die eigentliche Funktion von Aktennotizen: Sie schaffen für alle Beteiligten Klarheit und Transparenz, unterstützen dabei, mögliche Verhaltensmuster frühzeitig zu erkennen, und bieten (last but not least) ein unverzichtbares Beweismittel im Falle eines Gerichtsprozesses. Diese Form der Dokumentation ist zugleich ein Akt der Fairness und Wertschätzung – sie schützt beide Seiten und schafft eine Basis für Vertrauen.
Inhalte einer Aktennotiz
Eine Aktennotiz soll strukturiert und systematisch sein. Die folgenden Punkte bieten eine Orientierung:
- Ziel des Gesprächs: Welche Themen sollen geklärt werden?
- Sachverhalt: Was ist geschehen? Wann und wo ereignete/n sich der Vorfall/die Vorfälle? Wer war beteiligt? Gibt es Zeugen? Was waren die Auswirkungen oder welcher Schaden ist entstanden?
- Pflichtverletzung: Welche Pflichten wurden verletzt? (Sorgfaltspflicht, Treuepflicht, Missachtung von Anordnungen und Weisungen)
- Erwartungen an Leistung und/oder Verhalten: Welche Leistung oder welches Verhalten wäre gefordert gewesen?
- Disziplinarmassnahmen: Welche Massnahmen werden aufgrund des Vorfalls getroffen?
- Weiteres Vorgehen: Wird ein weiterer Gesprächstermin vereinbart? Gibt es noch etwas zu beachten?
Transparenz und Fairness durch Dokumentation
Aktennotizen machen Erwartungen und Konsequenzen sichtbar. Sie sind Ausdruck einer fairen und transparenten Führung, die auf klaren, nachvollziehbaren Fakten basiert. Eine gut geführte Dokumentation gibt sowohl den Mitarbeitenden als auch den Führungskräften Orientierung und stärkt das Vertrauen in den Führungsprozess. Wertschätzung ist in diesem Sinne ein Verb: Sie zeigt sich im Tun – im Mut zur Klarheit, in ehrlicher Kommunikation und im respektvollen Umgang auch in schwierigen Momenten.
Bildquelle: ChatGPT
