22 Mai Nutzen Sie Ihre HR-Prozesse!
Ein Beitrag von Danielle Blaser, www.dbpc.ch
Tagtäglich werden wir in unserem Leben mit Veränderungen konfrontiert. Im Alltag, wo man sein Bahnticket bald nur noch via App kaufen kann, wo ein Behördengang auch auf elektronischem Weg stattfinden kann; und im Arbeitsleben, wo wir viele Arbeitsschritte häufig nur noch in wechselnden Systemen durchführen. Alle diese Vorgänge haben etwas gemeinsam, es handelt sich um Prozesse, und damit um vordefinierte Abläufe, die uns mehr oder weniger standardisiert in unserem Leben begleiten. Im besten Falle werden wir dabei unterstützt, möglichst rasch und effizient zum gewünschten Resultat zu kommen. Für den schlechtesten Fall kennen Sie sicher selbst genügend Beispiele.
Seit vielen Jahren sind in HR-Abteilungen Prozesse etabliert. Von den Prozessen der Stellenausschreibung über die Rekrutierung, die Entlöhnung bis hin zum Austrittsprozess (um nur einige davon zu nennen) sind es vor allem die Kernprozesse im HR, die im Unternehmen bekannt sind. Jeder dieser Prozesse hat ein Prozessziel, welches wiederum einen Bezug zur HR-Strategie hat. Die HR-Abteilung erhebt, sammelt und verwaltet aber auch Daten und stellt diese zu hilfreichen Informationen zusammen. Die Daten werden dabei ausgewertet, analysiert und interpretiert. Die gewonnen Erkenntnisse fliessen idealerweise wieder in die Arbeit zurück und somit in die Prozesse ein. Dabei wird die HR-Abteilung mit einem gut definierten kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) unterstützt.
Ein wichtiges Instrument der Orientierung stellt die HR-Prozesslandkartedar. Sie schafft sowohl HR-intern wie auch für alle Mitarbeitenden eine Übersicht über diejenigen Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse, die durch die HR-Abteilung erbracht werden. Die internen Kunden wissen nun, welche Dienstleistungen sie von HR in Anspruch nehmen können. Sie kennen den Ablauf, kennen ihre Ansprechpartner und können dort gezielt ihre Anliegen platzieren und sie wissen, wann sie mit einem Resultat rechnen können.
Das HR-Produkt- und Dienstleistungsportfolio ist ein weiteres Instrument, welches Aufschluss über die Aufgaben und Services der HR-Abteilung gibt. Dieses HR-Produkt- und Dienstleistungsportfolio kann unter anderem zur Erhebung von HR-Kennzahlen eingesetzt werden. Welche Produkte wie beispielsweise ein Arbeitszeugnis, eine Weiterbildungsvereinbarung, die Lohnabrechnung werden wie häufig in Anspruch genommen? Wieviel Zeit wird dafür aufgewendet? Wer ist alles involviert? Welche Dienstleistungen werden angeboten, wann werden diese hauptsächlich benötigt? Viele dieser Fragen können durch die Auswertung der Daten beantwortet werden und diese Antworten geben Aufschluss darüber, wann wie viele Ressourcen in welchem Prozess benötigt werden. Eine kontinuierliche Messung der Häufigkeit, der Dauer, des Zeitpunkts, der Auslöser etc. machen es also erst möglich, die Prozesse zu steuern und wo notwendig, rechtzeitige Massnahmen in die Wege zu leiten.
Die klassischen Aufgaben im HR wie Betreuung, Beratung und Administration der Mitarbeiterdaten werden mit neuen Aufgaben erweitert. Diese Aufgaben erfordern neue Profile und somit auch neue Rollen in der HR-Abteilung. Einerseits benötigt die HR-Abteilung nun mehr Kompetenzen bei der Auswertung und Interpretation von Daten; die gesammelten Daten sollen dabei nicht nur rückwirkend betrachtet werden (descriptive analytics), sondern in Zusammenhang gebracht werden (diagnostive analytics) und vorausschauend analysiert werden (predictive analytics), um damit Trends zu erkennen und Massnahmen daraus abzuleiten (prescriptive analytics). Andererseits sollen die HR-Mitarbeiter laufend über neue Arbeitsmethoden orientiert und darin trainiert werden; die daraus resultierenden neuen Kenntnisse können dann schnell und praxisnah in den eigenen Arbeitsalltag integriert werden.
Lassen Sie Ihre HR-Prozesse nicht einfach Ihren Lauf nehmen, betreiben Sie umsichtiges Prozess-Management. Nutzen Sie Ihre Prozesse aktiv, messen und steuern Sie diese und halten Sie sie transparent, aktuell und möglichst einfach.
